Få kontrol over dine dokumenter

Op mod 20% af klinikkens arbejdstid går med at indsamle og lede efter information. Få kontrol over organisationens viden og spar tid ved at digitalisere arbejdsprocesserne.

Som noget unikt, kan vi som de eneste i landet, tilbyde et kliniktilpasset digitalt dokumentstyringssystem kaldet KlinikAdmin, der drastisk reducerer mængden af administrativt og registreringstungt arbejde.

 

Dokumentstyring 2

De stadig stigende krav til dokumentation og GDPR, betyder mere administrativt arbejde til klinikkerne.

 

Hvad er KlinikAdmin

KlinikAdmin er et brugervenligt IT-system, der gør det nemt for klinikken at strukturere de mange opgaver, sikre den nødvendige dokumentation og opfylde lovkrav.

Alt fra rengøring, vedligeholdelse, produktopbevaring, håndtering af patienter og daglige rutiner skal dokumenteres korrekt. Systemet samler alle faste opgaver og rutiner og giver en påmindelse, når det fx igen er tid til konstanskontrol eller journalaudit.

Systemet er på forhånd fodret med vejledninger i korrekte vejledninger og instrukser for hygiejne, delegation, databeskyttelse, betjening af udstyr og meget mere, som blot skal tilpasses de forhold, der er på Jeres klinik.

KlinikAdmin er udviklet af læger og tandlæger med mange års erfaring i branchen.

 

Hvem kan bruge KlinikAdmin

Det kan alle på klinikken. Klinikkens personale oprettes som brugere og får tildelt forskellige brugerrettigheder. Eksempelvis kan klinikledelsen have adgang til en mappe med personaledata, som ingen andre har tilladelse til at se.

De opgaver, der skal løses først, dukker op øverst på listen med et udråbstegn, så man bliver mindet om den pågældende opgave. Når en kollega har kvitteret i systemet for, at opgaven er løst, bliver kvitteringen lagret og kan altid dokumenteres, hvis der kommer tilsyn.

Da KlinikAdmin er baseret på en SQL-database, har klinikken mulighed for at skræddersy layout og udseende, så det passer til klinikken behov. Eksempelvis kan der oprettes mapper til årsrapporter fra revisoren samt budgetter, eller brugerfladen kan indeholde klinikkens logo og farver.

Et udpluk af de primære funktioner og muligheder klinikken får ved KlinikAdmin:

    • Opgavestyring hvor alle driftsopgaver og registreringer er samlet et sted
    • Alle dokumenter er samlet og behovet for mapper og papirversioner forsvinder (eksempelvis prisaftaler, vejledninger personaleoplysninger (alle formater – pdf, word, exel etc.)
    • Korrekt registrering af UTH (utilsigtede hændelser) der gør det let for klinikken at tage action
    • Simpel og overskuelig dokumentstyring der sikrer at alle kvitterer for udførte opgaver

Hvis klinikkens egne instrukser og vejledninger ikke er tilstrækkelige, har vi mulighed for at tilbyde en samlet dokumentpakke tilpasset den enkelte klinik, der fuldt ud lever op til de gældende regler indenfor området.

Ud over selve dokumentstyringsprogrammet, medfølger der et fuldt opdateret sæt af vejledninger og instrukser, der for tandlægernes vedkommende, er udarbejdet efter tandlægeforeningens og Sundhedsstyrelsens retningslinjer, hvilket vil bringe klinikkens dokumentation op på et niveau, der gør myndighedsbesøg ukomplicerede – faktisk kan klinikken blive akkrediteret på denne dokumentpakke, hvilket er en overset konkurrenceparameter for fremtidige klinikker, da kun en håndfuld i dag er akkrediteret i Danmark.

Den tilsvarende dokumentpakke for læger indeholder opdaterede vejledninger og instrukser udarbejdet iht. IKAS retningslinjer, og kan uden problemer bruges som grundlag for den obligatoriske akkreditering.

Hvis klinikken ønsker at benytte egne vejledninger og instrukser, er dette ikke noget problem, da de blot scannes ind som alle andre dokumenter.

Ønsker du at din klinik skal akkrediteres, eller blot har et behov for en gennemgang af et eksisterende system, kan vi tilbyde en enkel og struktureret proces, hvor vi sammen med klinikken får opdateret processer og dokumentation, så de gældende myndighedskrav overholdes.

Når KlinikAdmin er installeret hos Jer, er det klinikken som ejer det. Ønsker I at modtage fremtidige opdateringer på KlinikAdmin eller dokumentpakken, kan vi tilbyde individuelle abonnementsordninger.

Klinik i Jylland

”I en travl hverdag med mange ender, som skal nå sammen, er det skønt med et program som “KlinikAdmin” hvor man kan holde styr på de daglige opgaver og ikke mindst klinikkens retningslinjer.” 

Klinikassistent Amanda Christensen